Miért hasznos a raktárkészlet és receptúra
Egy egység egyik legnagyobb kiadása az alapanyag, csomagolás és minden ami szükséges az adott ételek és italok elkészítéséhez. Ezek nyomon követése nem csak csökkenti a visszaéléseket, de pontos képet ad az árazásról, az alapanyagok berendeléséről, konkrét profitról és az üzleti tervekről.
Milyen információk szűrhetők ki ebből a kiegészítő funkció használatából
Egy étel elkészítése forintra pontosan mennyibe kerül,
Történt-e alapanyag lopás és mennyi a selejt,
Hány százalék a profit és melyik termék mennyi profitot termel,
Mely termékeknél érdemes árat emelni,
Az alapanyag árak változása hogyan befolyásolja az egységed üzemelését,
Egy adott időszakban pontosan mennyit költöttél bizonyos alapanyagra vagy beszállítónál.
Ezek az adatok mind nagyon sokat hozzáadnak a működésed átláthatóságához és az adat alapú döntéseket segítik.
Alapanyagok létrehozása és kezelése
Ahhoz, hogy elkezdhesd a receptúrák felvételét, első körben fel kell tölteni a rendszerbe az összes olyan alapanyagot, amit használsz a mindennapokban: legyen szó húsokról, italokról, alkoholokról, fűszerekről, stb.
Alapanyag létrehozása
Az alapanyagokat az Orsys adminisztrációs felületén tudod létrehozni. Ezt csak egyszer kell megtenned az elején, továbbá ha az étlapod változása miatt új alapanyagok kerülnek az ételekbe, ilyenkor ezeket is fel kell töltened.
Kattints az adminisztrációs felületen az “Étterem” alatt a “Raktárkészlet” menüpontra. Az itt megjelenő oldal jobb tetején kattints az “Új alapanyag” gombra.
Amennyiben neked nem jelenik meg a raktárkészlet menüpont az azért van, mert nem fizettél elő a “Raktárkészlet, receptúra és standolás” kiegészítő csomagunkra. Részletekért olvasd el az Előfizetési oldal cikkünk.
Új alapanyag létrehozásánál a következő adatokat kell megadnod:
(opcionális) Vonalkód: Amennyiben használsz vonalkód beolvasást az alapanyagok gyors bevételezésére, akkor ide írd be vagy szkenneld be az aktuális termék vonalkódját, ebben fog a rendszer majd keresni a későbbiekben.
Újra használható: Ezt akkor kell bekapcsolni, ha olyan alapanyagot töltesz fel ami sztornózás esetén visszakerülhet a raktárkészletbe az elhasznált mennyiség. Ilyenek például az üdítők kiszállításnál, mivel a vevő még biztosan nem bontotta ki, ezért sztornó esetén újra eladható.
(opcionális) Márkanév: Például ketchupnél a “Globus”, ezt akkor érdemes használni, ha egyszerre több márkával is dolgozol.
Alapanyag neve: Ide írd be az alapanyag nevét amiről később könnyedén felismered, legyen szó bevételezésről vagy receptúra készítésről. Például: krumpli, hagyma, Royal vodka, ketchup. Érdemes a névbe mennyiséget is írni, ha ugyanabból az alapanyagból több méretben is tartasz, például: “Ásványvíz 0.33l”, Ásványvíz 1.5l”.
Mértékegység (felhasználásra): Itt kell megadnod a mértékegységet arra az esetre, ha receptúrában használod az alapanyagot. Például, ha a krumplit kilónként veszed de a receptúrában csak dkg-onként használod, akkor itt jelöld be a “dkg”-ot.
Mértékegység (bevételezésre): Ide kell megadnod azt a mértékegységet amiben veszed az alapanyagot. Például krumplit kilóra veszed, ezért itt válaszd ki a “kg”-ot.
(opcionális) Alapértelmezett mennyiség: Ha mindig azonos mennyiséget szerzel be, akkor itt tudod megadni. Fontos, hogy a bevételezési mértékegységben menti a rendszer.
(opcionális) Alapértelmezett ár: Amennyiben tudod az alapanyag árát, akkor itt add meg, hogy a rendszer már számolhasson a receptúráknál költségeket. Fontos, hogy a bevételezési mértékegységben mérendő, például kilogram esetén Ft/kg.
(opcionális) Jelenleg raktáron: Jelenleg mennyi van a raktárban ebből az alapanyagból. Bevételezési mértékegységben kell megadni.
Minimum jelzés: Ha ide nagyobb számot adsz meg mint a 0, akkor a rendszer jelezni fog, hogy ha az adott alapanyag raktárkészlete ez alá a szám alá esik. Bevételezési mértékegységben kell megadni.
Alapanyagok kezelése
Raktárkészlet megnyitásakor megjelenik a felületen az összes eddig létrehozott alapanyag ABC sorrendben.
Táblázat oszlopai:
Alapanyag: az alapanyag neve és márka elnevezése,
Jelenlegi készlet: jelenleg mennyi van a rendszer szerint a raktárban,
Min. mennyiség: mennyi a beállított minimum jelzés a terméknél,
Egység ár: utolsó bevételezéskor kalkulált vagy feltöltéskor megadott ár,
Gombok: sárga: statisztika, kék: módosítás és piros: törlés gomb.
Néhány sor, ahogy a képen is látható piros színben jelennek meg. Ez azért van, mert ezeknél az alapanyagoknál a raktárkészlet elérte vagy el is hagyta a minimum jelzés szintjét.
Alapanyag statisztika
Egy alapanyagnál a sárga statisztika gombra kattintva vagy a kezelésnél a statisztika tabra kattintva megjelenik egy részletes kimutatás az alapanyag történetéről.
Felül három szám jelenik meg amik a legfontosabbak:
Adott időszakban mennyi bevételezés volt,
Mennyit fogyott a termék,
Mennyi van jelenleg raktáron.
Alatta egy grafikon látható a raktárkészlet változásról a kijelölt időszakban. A grafikon alatt pedig egy táblázatban is felsorolódnak a változások.
Receptúra létrehozása és kezelése
Minden ételhez és italhoz javasolt beállítani receptúrát, hogy a fogyások és fogyasztások is mérhetőek legyenek. Pontos képet kaphatsz arról, mennyi az aktuális raktárkészleted, mikor érdemes rendelni alapanyagot és mennyit, mely termékeknél mennyi a bekerülési költség, mennyi a profit és érdemes-e árat emelni. Ezzel olyan előnyökre tehetsz szert a konkurenciával szemben, aki ezt nem csinálja, ami megszámlálhatatlan pluszt hoz neked.
Receptúra létrehozása
Az adminisztrációs felületen állítható be a receptúra. Kattints a menüben az “Étterem” és azon belül az “Étlap” menüpontra. Itt válaszd ki a kérdéses csoportot majd az adott terméknél kattints a kék módosítás gombra. Ezután felül válaszd ki az “Összetevők” tabot.
Ahhoz, hogy alapanyagokat adj hozzá a termékhez, a jobb oldali ablakban kattints az alapanyag mezőre és gépeléssel keresd ki az alapanyagot.
A megjelenő ablakban írd be, hogy mennyi alapanyagra van szükséged egy termék elkészítéséhez abban a mértékegységben ami látható a mező mellett jobbra. Például kilogram esetén lehet egész “1”, de akár tizedesjegyet is használni “0.1”.
Hozzáadás gombra kattintva megjelenik a receptúra listában az új alapanyag.
Receptúra feltöltése közben a rendszer már számolja az alapanyag bekerülési árát a jobb alsó sarokban. Ha nem látsz itt összeget az azért lehet, mert nincs beállítva ár az alapanyagoknál vagy nem volt még bevételezés.
Receptúra módosítása
Egy tétel receptúra módosítását ugyanott lehet megtenni mint a létrehozásnál.
Bármelyik alapanyagnál a listában jobb oldalt látható két gomb, egy a módosításra egy pedig a törlésre. Módosításra kattintva megjelenik egy felugró ablak, ahol átírható a kalkulált mennyiség.
Bevételezés
Bevételezésre két helyen is lehetőség van, az egyik az adminisztrációs felület a másik pedig a POS felület. A POS-on való bevételezésről egy másik cikkben írunk és javasoljuk, hogy munkatársaidnak is csak a POS-on engedd a bevételezést.
Bevételezéshez látogass el az adminisztrációs felületen az “Étterem” alatt a “Raktárkészlet” menüpontra, majd kattints jobb felül a “Bevételezés” gombra.
Kattintás után megjelenik egy üres oldal középen egy keresővel. Ebbe a keresőbe kezdd el begépelni a bevételezett termék nevét, márkáját vagy vonalkódját. Gépelés közben a rendszer megjeleníti a szerinte legközelebbi találatokat. Amint látod a megfelelő alapanyagot a listában, kattints rá az adott sorba.
Kattintás után megjelenik egy felugró ablak ahol megadhatod mennyit szeretnél bevételezni és hogy az mennyibe került. Ez alapján számolja ki a rendszer a beszerzési árakat és frissíti a receptúra statisztikákat.
Beszerzési árnak a teljes fizetett összeget add, mert azt elosztja a rendszer a vásárolt mennyiséggel, így jön ki a Ft/mértékegység kalkuláció.