Az Orsys szoftverébe integrálható külső online számlázó rendszer amivel automatikusan kiállítható rendelés után egy e-számla, ha van megadva a rendelésnél áfás számla igény. Telefonos kiszállítós és elviteles, asztalos és gyors rendeléseknél továbbá portál és honlap integrációval is működik.

Bár nem gyakori kérés, hogy a vendégek vagy vásárlók áfás számlát kérnek, de olyankor az mindig komoly problémát okoz a munkatársaknak, nagyon sok helyen a tulajdonos vagy üzletvezető nélkül nem is megoldható. Erre a problémára nyújtunk ezzel a kiegészítő funkcióval egy megoldást, hogy a cégen belül bárki könnyedén és extra tudás nélkül képes legyen egy részletes áfás számlát küldeni, ráadásul pár kattintással.

Ahhoz, hogy az online számlázás megtörténjen és működjön az integráció, néhány rövid lépésre van szükség, amiket lentebb részletezünk is a dokumentumban.

A partnereink igénye alapján ezt a funkciót folyamatosan bővítjük a lehetséges számlázó programokkal, ezért ha nem látod itt az általad használtat, jelezd nekünk e-mailben vagy írd meg a kívánságlistára egy új kérésként.

Szükséged van egy aktív Billingo előfizetésre, de az ingyenes is megteszi.

Ezek mellett szükséged van egy Billingo API modulra.

1.) Nyisd meg a Billingo felületét és kattints a “Beállítások” menüre, majd a bal oldali listában az “API Kulcsok” pontra. Itt a képernyő alján kattints az “Új API Kulcs” gombra.

2.) Itt válaszd ki a következőket:

3.) Létrehozás után megjelenik a felső táblázatban egy új sor, itt másold ki az API kulcsot.

4.) Nyisd meg az Orsys Adminisztrációs felületet és a bal oldali menüben kattints az “Áfás számla” alatt a “Beállítások” menüpontra. Amennyiben nem jelenik meg ez a menüpont, akkor még nem fizettél elő a “Számlázó összekötés” kiegészítő csomagra, amit az előfizetések oldalon tehetsz meg.

5.) Válaszd ki a Billingo integrációt majd a jobb oldalon az “API Kulcs” mezőbe másold be a 3. lépésben másolt API kulcsot, majd mentsd el. Ezek után megjelenik a “Számlatömb” és a “Bankszámlaszám” mező ahol ki tudod választani a Billingon megadott adatok közül melyiket használja a rendszer. Fontos, ha nem jelenik meg semmi, akkor vagy nincs még beállítva ez a Billingon vagy nem helyes az API kulcs.

Kész is vagy, már csak nézd át az általános beállításokat az “Általános beállítások” tabon.

Szükséged van egy aktív Számlázz.hu előfizetésre. A következőket használhatod:

Ezek mellett szükséged van egy Számla Agent kiegészítőre is.

1.) Nyisd meg a Számlázz.hu adminisztrációs felületét és görgess lentebb a “Számla Agent kulcsok” részhez, majd kattints a jobb oldali “Kulcs” ikonra. Alatta a táblázatban megjelent egy új API kulcs, amit másolj ki.

2.) Nyisd meg az Orsys Adminisztrációs felületet és a bal oldali menüben kattints az “Áfás számla” alatt a “Beállítások” menüpontra. Amennyiben nem jelenik meg ez a menüpont, akkor még nem fizettél elő a “Számlázó összekötés” kiegészítő csomagra, amit az előfizetések oldalon tehetsz meg.

3.) Válaszd ki a Számlázz.hu integrációt majd a jobb oldalon az “API Kulcs” mezőbe másold be az 1. lépésben kimásolt API kulcsot. Ezek mellett a következőket is érdemes megadnod:

Kész is vagy, már csak nézd át az általános beállításokat az “Általános beállítások” tabon.

Ezek a beállítások minden számlázó integrációra vonatkoznak és itt tudod kezelni, hogyan működjön a funkció. Az Orsys Adminisztrációs felületen az “Áfás számla” alatt a “Beállítások” menüpontra, majd a megjelenő oldalon az “Általános beállítások” tabra kattintva juthatsz el az általános beállításokhoz.

Beállítások és rövid leírásuk:

Amennyiben szeretnéd ellenőrizni a számlázó integráció működését vagy hibaelhárításra van szükséged, akkor látogass el az Orsys adminisztrációs felületen az “Áfás számla” alatt a “Történet” menüpontra kattintva.

A megnyitott oldalon megjelenik egy táblázat ahol a kiválasztott időszakra láthatod az összes számlaküldési kisérletet, azok státuszát és a kiállított számla elnevezését. A táblázat szűrhető időintervallumra, státuszra és rendelés típusra, továbbá kereshető a számlaszámban és rendelés azonosítóban.

Ha “Sikertelen” volt a számla létrehozása, akkor jobb oldalon megjelenik egy piros szemecske ikon amire kattintva megnézheted mi volt a konkrét probléma.

Amennyiben sikeresen beállítottad az automata online számlázást a fentiekben leírtak alapján, akkor már csak a POS-on kell megtanulni a funkció működését. Ebben a részben leírjuk, hogy a különböző rendelési formáknál hogyan tudsz áfás számlát generálni.

Gyors kiszolgálós rendelés felvételekor a fizetési lépésnél van lehetőséged az áfás számla adatok megadására.

Kattints a “Fizetésre” amire megjelenik egy felugró ablak, itt a bal oldal alján láthatsz egy “Áfás számla igénylés” sort, itt kattints az “Igen” gombra.

Kattintás után egy felugró ablak jelenik meg ahol megadhatod a számlázási adatokat. Itt ki kell tölteni a cégnév, adószám, számlázási cím és e-mail cím adatokat. A megadott e-mail címre fog érkezni majd a számla.

Mentés után a rendeléshez elmentődnek a számlázási adatok. Sikeres fizetés és teljesítés után pedig a beállításoktól függően küldi el a rendszer a számlát.

Asztalos rendeléseknél a fizetés oldalon van lehetőséged az áfás számla adatok megadására.

Kattints a “Fizetésre” amire megjelenik egy felugró ablak, itt a bal oldal alján láthatsz egy “Áfás számla igénylés” sort, itt kattints az “Igen” gombra.

Kattintás után egy felugró ablak jelenik meg ahol megadhatod a számlázási adatokat. Itt ki kell tölteni a cégnév, adószám, számlázási cím és e-mail cím adatokat. A megadott e-mail címre fog érkezni majd a számla.

Mentés után a rendeléshez elmentődnek a számlázási adatok. Sikeres fizetés és teljesítés után pedig a beállításoktól függően küldi el a rendszer a számlát.

Telefonos rendelés felvételekor az utolsó összesítő oldalon lehet megadni és kiválasztani a számlázási adatokat.

Az utolsó összesítő oldal jobb alján található az “Áfás számla igénylés” sor, itt kattints az “Igen” gombra. Kattintás után a megrendelő adatai alapján kétféle felugró ablak jelenhet meg.

Amennyiben a vásárlónak már van mentett számlázási címe akkor a következő felugró ablak jelenik meg, ahol kiválaszthatod a már meglévő címet vagy hozzáadhatsz egy újat. Kattintásra menti az adatokat.

Ha a vásárlónak még nincs mentett címe vagy új számlázási címet hozol létre akkor a következő felugró ablak jelenik meg. Itt meg kell adni a cégnevet, adószámot, számlázási címet és e-mail címet, erre az e-mail címre küldjük ki majd a számlát.

Amikor egy telefonos rendelésnél megnézed a rendelési részleteket, akkor a következőképpen jelenik meg az áfás számla igény. Ha használsz portál integrációt és a portál elküldi a számlázási adatokat akkor azok is itt fognak megjelenni.

Mivel a rendszer a rendelés teljesítése után X órával hoz létre és küld el egy áfás számlát (attól függően melyik beállítást választottad) ezért az utólagos számla sztornónak kicsi az esélye.

Amennyiben a számlázós kiegészítő csomag aktív és mindent rendesen beállítottál akkor a rendszer automatikusan küldi a számlát azoknál a rendeléseknél is amit külső forrásból olvastunk be.