Az éttermek standolása (készletellenőrzése) a különböző helyiségekben (például a raktárban és a pultokban) található alapanyagok, italok és egyéb készletek rendszeres, tételes felmérését jelenti. Célja, hogy pontos képet adjon a felhasznált és a még rendelkezésre álló mennyiségekről, így segít megelőzni a hiányt, a túlzott rendelést és a pazarlást. A rendszeres standolás hozzájárul a költségek kontrollálásához, az elszámoltathatósághoz és az esetleges eltérések (például leltárhiány vagy adminisztrációs hiba) gyors felismeréséhez. Ezért nemcsak hasznos, hanem a hatékony és nyereséges működés alapfeltétele is.
Ebben a dokumentumban bemutatjuk és részletesen leírjuk a standolás folyamatát és beállítási lehetőségeit valamint kitérünk a mérleges mérésre is, ami az italok esetében nagyon hasznos.
Standolni csak a POS felületén lehetséges! Az adminisztrációs felületen csak a korábbi standolások tekinthetőek meg. Azokat utólagosan, lezárás után sem a POS felületén, sem pedig az adminisztrációs felületen kezelni vagy módosítani nem lehet.
Ebben a dokumentumban található információk csak a Standolás és raktárkészlet kiegészítő funkció működésére vonatkoznak.
Standolás a POS-on
A POS-on történő standolás menete, lehetőségei és a megjelenő adatok függnek a beállításoktól, amelyet az adminisztrációs felületen tudsz beállítani. A beállítási lehetőségekre a cikk folytatásában térünk ki. Az itt bemutatott standolási folyamatban minden beállítás engedélyezve van, így előfordulhat, hogy nem teljesen ugyanazt a felületet látod magad előtt, de ez nem befolyásolja a standolás működését vagy folyamatát.
A standolás feltétele, hogy létre legyen hozva a raktárkészleted. Ezt az adminisztrációs felületen teheted meg amiben az Alapanyagok és raktárkészlet cikkünk segít neked.
Standolás megkezdéséhez nyisd meg az Orsys POS programját. Bejelentkezés után kattints a bal alsó sarokban megjelenő menü gombra és válaszd ki a “Raktárkészlet és standolás” menüpontban megjelenő “Standolás” menüpontot.
Amennyiben neked nem jelenik meg a Raktárkészlet és standolás menüpont az azért van, mert nem fizettél elő a “Raktárkészlet és standolás” kiegészítő csomagunkra. Részletekért olvasd el az Előfizetési oldal cikkünk.
Standolást egyszerre több felhasználó, több eszközről is tudja végezni. Ilyenkor az összes eszközön megnyitott standolási lista automatikusan frissül a beírt adatokkal. Ennek feltétele a stabil, jó internetkapcsolat. Offline módban nem lehet standolni.
Standolás folyamata (minden beállítás bekapcsolásával)
Az oldalt megnyitva a következő felület fogad minket. Bal oldalon látható egy dátum szűrő, amivel le fogod tudni szűrni az eddigi standolásokat, ha már sok lesz belőlük. Jobb oldalon pedig megjelennek majd a korábbi standolások, amiket meg tudsz majd tekinteni (létrehozás utána bemutatjuk a cikkben). Amíg nem készítettél standolást, addig üres a jobb oldali rész.
Amennyiben a “POS-on láthatóak a régi standolások?” beállítás ki van kapcsolva, egyből egy új standolás vagy a már megkezdett jelenik meg.
Új standolás indítása
Új standolás megkezdéséhez kattints a jobb felső sarokban megjelenő “Standolás kezdése” gombra.
Csak abban az esetben tudsz új standolást megkezdeni, ha nincsen folyamatban lévő. Folyamatban lévő standolás esetén először a megkezdettet kell lezárnod és utána tudsz újat kezdeni.
Fontos! Új standolás megkezdésének időpontjában “lezárul” a raktárkészleted, ami azt jelenti, hogy amíg a standolást le nem zárod, addig nem frissülnek az alapanyagok. Tehát nem látszódnak az új bevételezések, nem jelennek meg az újonnan felvett alapanyagok és a megkezdett standolásodba már nem számolja bele a rendszer a fogyásokat. Így csak akkor kezdd meg a standolást, ha tudod, hogy nem lesz már forgalmad a standolás lezárásáig, minden bevételezést és alapanyag módosítást elvégeztél, valamint a selejtezéseket és alapanyag mozgatásokat sem felejtetted el.
Ezen a felületen történik maga a standolás. A megjelenő felület bal oldalán van egy szűrő panel ahol a következőkre szűrhetsz:
Standolás módja: milyen módban szeretnéd végezni a standolást,
Összesített standolás: ez esetben minden alapanyag megjelenik a jobb oldali panelben és egyszerre látod azokat,
Szűkített standolás: ez esetben pedig csak egy kereső fog megjelenni a jobb oldali panel fölött és csak keresni tudsz az alapanyagok között, nem fogod látni az egész listát,
Helyiségek: itt tudsz váltani a különböző helyiségeid között, mindig csak a kiválasztott helyiségben elhelyezkedő alapanyagok fognak megjelenni a jobb oldali panelben,
Szakosított csoportok: leszűrheted az alapanyagokat szakosított csoportok szerint is. Egy kiválasztást úgy tudsz elvenni, ha ismét rákattintasz az adott csoportra.
A jobb oldalon láthatod az alapanyagokat a szűrő beállításainak megfelelően. Ide kell majd felvinned, hogy miből mennyi található jelenleg az adott alapanyagból. A táblázatban csoportokra szedve és azon belül ABC sorrendben találod az alapanyagokat. A következőképpen épül fel oszlopok szerint:
Megnevezés: alapanyag márkája és megnevezése,
Számított készlet (beállítás függő a megjelenése): az a jelenlegi készletmennyiség, amit a rendszer kalkulált a fogyások és bevételezések alapján. Csak abban az esetben tudja kalkulálni a rendszer, ha a termékekhez be van állítva receptúra és a bevételezést is elvégzed minden alkalommal.
(ha a számított készlet látszik) Oda-vissza gomb: ezzel a gombbal tudod a számított raktárkészlet mennyiségét átmásolni a rögzített mennyiség mezőjébe. Ez csak akkor jelenik meg, ha láthatod a számított készletet. Gyorsítja a standolás folyamatát, ha nem kell beírni a változatlan mennyiséget, hanem csak rákattintasz a gombra, viszont növelheti a visszaéléseket.
Rögzített mennyiség: itt kell megadnod, hogy ténylegesen mennyi van most készleten az alapanyagból,
(mérleges alapanyag esetén) Mérleg gomb: erre a gombra kattintva bejön egy felugró ablak, ahol meg tudod adni a lemért üveg súlyát. Részletek egy kicsit lentebb, a “Mérleges alapanyagok” résznél olvasható.
Különbözet (beállítás függő a megjelenése): a különbözet mutatja meg, hogy hogyan és mennyivel változott az adott alapanyag. Ha kevesebb mint a számított készlet, akkor pirossá válik és megjelenik egy lefele nyíl az érték előtt, ha több van mint a rendszer által számított készlet, akkor zöld lesz az érték és egy felfele nyíl jelenik meg előtte, ha pedig nem változott, akkor egyszerűen fekete lesz az érték.
Érték (beállítás függő a megjelenése): ez az alapanyag változásának pénzbeli értékét mutatja meg. Az érték számításához fontos, hogy bevételezésnél megadjuk a bekerülési árat, különben ez az érték mindig 0 Ft lesz.
A táblázat fölötti keresővel egyszerűen és gyorsan megtalálhatod a keresett alapanyagot.
Standolás lezárása
Mikor végeztünk az összes mező kitöltésével és megadtuk az összes alapanyagnak a mennyiségét - beállítástól függően nem minden esetben muszáj megadni, mert ilyenkor a rendszer úgy veszi, hogy nem változott a készlet, és változatlan készletmennyiséggel kerül mentése - , akkor kattintsunk a “Lezárás” gombra.
A lezárás gomb a beállításoknak megfelelően fog viselkedni, mert több lehetőség is van, amit a beállítások résznél részletezünk majd.
Lezárt standolást már nem fogsz tudni utólag módosítani, így ügyelj arra, hogy mindent pontosan adj meg és ne legyen benne hiba.
Korábbi standolások megtekintése
Korábbi standolás megtekintéséhez kattints az adott standolásnál lévő szemecske gombra.
A felugró ablakban láthatod a standolás részletes adatait és eredményét egy táblázatba szedve. Az ablak tetején látható, hogy melyik étteremről van szó (ritka esetekben előfordul, hogy egyetlen raktárral rendelkezik több étterem is), mikor lett létrehozva és lezárva a standolás, valamint, hogy ki vett részt a standolásban. Ezalatt pedig megjelenik két összesítő érték, a Selejt értéke és a Különbözet értéke.
A táblázatban ugyanazokat az adatokat láthatod, amelyeket standolás közben is, csak itt már nem tudod őket módosítani.
Mérleges alapanyagok
A mérleggel történő standolás a bárok és éttermek számára egy pontos és megbízható módszer az italkészlet ellenőrzésére. Az alapanyagoknál előre rögzített teli és üres súly alapján kiszámolható, hogy mennyi ital maradt az üvegben, így elkerülhető a becslésből adódó pontatlanság. Segít csökkenteni a veszteséget, megelőzni a lopást és a túltöltést, valamint biztosítja a pontos elszámolást és a profit védelmét.
Mi az a mérleges standolás?
Mérleges standolás során az italos üvegeket lemérjük, majd az előre rögzített teli súly és üres súly alapján kiszámoljuk, hogy mennyi folyadék található még az üvegben.Ez a módszer különösen hasznos tömény italok, például vodka, gin, rum vagy whisky esetében, ahol az eladott mennyiségek pontos követése közvetlenül befolyásolja a bevételt.
Mikor különösen ajánlott?
Nagy forgalmú bárokban
Koktélbárokban, ahol sokféle tömény italt használnak
Szórakozóhelyeken
Olyan éttermekben, ahol kiemelt a bárforgalom
Franchise rendszerben működő egységeknél, ahol fontos az egységes kontroll
Tehát a mérleggel történő standolás egy egyszerű, költséghatékony és rendkívül precíz módszer az italkészlet ellenőrzésére. A vendéglátásban az apró mennyiségek nagy pénzt jelentenek – ezért a pontos mérés nem adminisztrációs teher, hanem tudatos üzletvezetési eszköz.
Alapanyagok létrehozásánál, kezelésénél megadhatjuk, hogy az adott alapanyag rendelkezzen-e mérleges adatokkal vagy sem. Ennek beállítását az Alapanyagok és raktárkészlet cikkünkben mutatjuk be.
Mérleges alapanyagok standolása
Mérleges alapanyag esetén elegendő csak a megkezdett csomagolás mérése. A listában lévő mérleges alapanyaghoz írd be, hogy hány bontatlan alapanyaggal rendelkezel, majd a megbontott csomag méréséhez kattints a mező mögött megjelenő “Mérleg” gombra.
A gombra kattintva egy felugró ablak fogad, ahol meg tudod adni a lemért súlyt. Az alapanyagnál előre megadott súlyok és mennyiségek alapján kiszámolja a rendszer, hogy a beírt súly alapján mennyi a tényleges nettó tartalom.
Láthatod, hogy mennyi a megadott “Teli súly”, mennyi az “Üres súly” és az “Aktuális súly” mező alatt megjelenik, hogy mennyit számolt a rendszer tényleges tartalomnak. Az aktuális súlyt megadhatod az ablak jobb oldalán található numpad segítségével is, majd ha megadtad a lemért súlyt, akkor kattints a “Hozzáadás” gombra.
A Hozzáadás gombra kattintva a rendszer hozzá fogja adni a kiszámított tényleges nettó tartalmat az előzetesen beírt mennyiséghez. Így nem kell külön az összes üveget lemérned. Érdemes a bontatlan csomagolások megadásával kezdeni a listában és csak utána lemérni a bontottakat, mert így nem neked kell összeadnod a raktárkészletet, hanem a rendszer pontosan ki tudja kalkulálni.
Standolás beállításai
A “Raktárkészlet és standolás” kiegészítő funkciónkat sok hasznos beállítással láttuk el, hogy a számodra legmegfelelőbb végeredményt kaphasd. Hiszen ezek többek között biztonsági beállítások is, hogy a munkatársaid milyen adatokat láthatnak és milyen feltételek alapján készíthetik a standolást. Amennyiben te szoktad végezni a standolást, mint tulajdonos, úgy azt ajánljuk, kapcsold be az összes beállítást, hogy a lehető leggyorsabb és legátláthatóbb legyen a folyamat.
Ezek a beállítások a POS felületen történő standolásra vonatkoznak. Az adminisztrációs felületen mikor megnézed az egyes standolások részleteit, akkor rád semmilyen korlátozás nem érvényes, tehát láthatod az összes adatot.
A standolás beállításaihoz menj az adminisztrációs felület “Kiegészítők” részhez, és kattints a “Raktárkészlet és standolás” menüpontban lévő “Beállítások” menüpontra.
Amennyiben neked nem jelenik meg a Raktárkészlet és standolás menüpont az azért van, mert nem fizettél elő a “Raktárkészlet és standolás” kiegészítő csomagunkra. Részletekért olvasd el az Előfizetési oldal cikkünk.
A megjelenő oldalon a következő beállításokat kezelhetjük:
POS-on láthatóak a régi standolások?: ezzel a beállítással tudjuk engedélyezni, hogy a munkatársak, akik a standolást végzik, láthatják-e a korábbiakat Amennyiben engedélyezzük, tehát “Igen”-re állítjuk, akkor a POS felületen a standolás menüpontra kattintva megjelennek az előző standolások, ha “Nem”-re állítjuk, akkor rögtön egy új standolásba kezd bele (vagy a már megkezdettet nyitja meg). Abban az esetben hasznos, ha nem szeretnénk, hogy a kollégák megtekinthessék az előző standolásokat.
POS standolás lezárásakor megjelenik a végeredmény?: ezzel a beállítással szabályozhatjuk, hogy a kollégák láthatják-e a standolás sikeres lezárása után a végeredményt. Engedélyezés esetén a POS felületen a standolás sikeres zárása után megjelenik a részletes végeredmény. Ha nem engedélyezzük, akkor a rendszer csak jelzi a lezárás sikerességét. Abban az esetben hasznos, ha nem szeretnénk, hogy a kollégák láthassák a végeredményt.
POS standolásnál megjelenik a jelenlegi raktárkészlet?: ennek a beállításnak a kikapcsolásával nem fog megjelenni standolás közben, hogy mennyi a rendszer által számolt jelenlegi raktárkészlet, tehát nem fog látszani, hogy mennyinek kéne lennie. Engedélyezés esetén megjelenik egy plusz gomb is (jobbra-balra nyíl), aminek megnyomásával gyorsan és egyszerűen rögzíthető a jelenlegi készlet.
POS standolásnál megjelenik a különbözet?: ezzel a beállítással szabályozhatjuk, hogy a munkatársak láthatják-e a számított és rögzített mennyiség közötti különbséget. Abban az esetben, ha nem láthatják a jelenlegi, számított készlet mennyiséget sem, azt ajánljuk, ezt is kapcsold ki, hiszen a különbözetből kiszámítható, hogy mennyinek kellene lennie. Ennek a beállításnak a kikapcsolásával nem lesz látható a hiány pénzbeli értéke sem.
POS standolásnál megjelenik a hiány?: ezzel a beállítással tudjuk engedélyezni vagy letiltani, hogy a munkatársak lássák-e a hiány pénzbeli értékét. Ez a szám mutatja meg, hogy a különbözet (amiből kivontuk a selejtet) pénzbeli értéke mekkora. Csak akkor működik, ha be van kapcsolva a "POS standolásnál megjelenik a különbözet?" és ha az alapanyagokhoz fel van ütve beszerzési ár.
Kötelező a selejtezés okának megadása?: ennek a beállításnak az engedélyezésével nem tudnak anélkül selejtezni a kollégák, hogy ne adnának meg indokot rá.
Selejtezés okaként elfogadható egyéb?: ennek a beállításnak az engedélyezésével megjelenik egy “Egyéb” indok is a selejtezés okai listában. Ez akkor hasznos, ha nem szeretnénk, hogy a kollégák csak a megadott okok közül válasszanak.
Befejezhető a standolás nem teljes kitöltésnél?: ezzel a beállítással tudjuk szabályozni, hogy milyen feltételeknek kell megfelelni ahhoz, hogy le lehessen zárni egy standolást. Engedélyezésével a standolás bármely szakaszában - még akkor ha nincsen minden mező kitöltve - le lehet zárni sikeresen a standolást. Amennyiben nem engedélyezzük, de a “POS standolásnál megjelenik a jelenlegi raktárkészlet?” beállítás engedélyezve van, akkor is lezárható a standolás, viszont ebben az esetben a rendszer úgy veszi, hogy a kitöltetlen alapanyagok mennyisége nem változott és a számított, jelenlegi értéket menti. Ha viszont kikapcsolt állapotban hagyjuk - és a “POS standolásnál megjelenik a jelenlegi raktárkészlet?” beállítás is ki van kapcsolva - , akkor csak úgy lehet lezárni a standolást, ha minden alapanyag mennyisége meg van adva.
Korábbi standolások az admin felületen
Az összes eddig elkészített standolást bármikor vissza lehet nézni az adminisztrációs felületen, mindenféle korlátozás nélkül. Ehhez menj a menüben a “Kiegészítők” résznél lévő “Raktárkészlet és standolás” menüpontban található “Standolás” pontra.
Amennyiben neked nem jelenik meg a Raktárkészlet és standolás menüpont az azért van, mert nem fizettél elő a “Raktárkészlet és standolás” kiegészítő csomagunkra. Részletekért olvasd el az Előfizetési oldal cikkünk.
A standolás aloldalon egy táblázatban láthatod az eddigi standolásokat a megadott időintervallumban. Itt a sikeresen lezárt és még folyamatban lévőket is láthatod. Egy-egy standolás sorának a jobb szélén van egy szemecske gomb. Erre kattintva bejönnek az adott standolás részletei.
A részletek oldalon - hasonlóképpen mint a POS felületen is - egy táblázatban megjelenik a standolás minden részlete. Csoportokra bontva, azokat lenyitva pedig ABC sorrendben láthatod az alapanyagokat és azok változásait. Alapértelmezetten csak a változásokat látod, tehát azokat az alapanyagokat - és azok csoportjait - ahol történt a készlet mennyiségben változás. Ezt a táblázat fölötti szűrővel tudod szabályozni. Ott kiválasztható, hogy mindent szeretnél látni vagy csak a változásokat.
A szűrő mellett lévő keresővel tudsz az alapanyagokban keresni, ha csak egy konkrét alapanyagra lennél kíváncsi. Valamint a jobb felső sarokban megjelenő “Részletek” gombra kattintva látható egy felugró ablakban, hogy ki, mikor és melyik étteremnél végezte a standolást.
Utólag egyik standolás sem módosítható vagy törölhető, sem a POS felületén, sem pedig az admin felületen, így minden adat és információ megmarad, azok pedig bármikor visszatekinthetők.