Ebben a cikkben a kiszállítós és elviteles rendelések kezelésével foglalkozunk, amennyiben a rendelésfelvételről szeretnél olvasni, kattints ide: kiszállítós és elviteles rendelések felvétele.
Erre a részre érkeznek be a portálos és pluginos rendelések is.
Rendelési lista
Ezen a részen látható az összes mai napi rendelés külön oldalakra bontva, státuszaik alapján, aminek előnye, hogy átláthatóbb és gyorsabban kezelhető lesz a felület, mivel mindig csak azok a rendelések látszódnak, amikre szükségetek van. Az új rendelés gomb alatt láthatóak a csoportosítások:
Folyamatban: itt van minden olyan mai napi rendelés, amik még nem lettek kiszállítva, az időzítettek is itt jelennek meg,
Teljesített: ide kerül az összes olyan rendelés, amik sikeresen teljesítve lettek,
Sztornózott: minden olyan rendelés, amit valamiért sztornózni kellett, azok ebben a pontban jelennek meg
A gombok jobb felső sarkában jelzi a rendszer hogy mennyi rendelés van az adott csoportban. Amikor ez a szám pirosra vált az csak azt jelzi, hogy van olyan rendelés, amit abban a csoportban még nem láttál.
Nézet váltás
Lehetőség van a rendelések kilistázásának nézet váltására, amit a jobb felső sarokban található gombok segítségével tudsz beállítani annak megfelelően, hogy hogyan szeretnéd látni a rendeléseket. Két nézet közül választhatsz, és mindig az a narancssárga színű, amelyik éppen aktív:
Kártyás, dobozos megjelenés
: ez az alapértelmezett, képernyő méretétől függően két oszlopba tagolódnak és a kártyákban megjelenő adatok inkább egymás alatt jelennek megListát, táblázatos megjelenés
: ebben a nézetben mindig minden rendelés egyetlen oszlopban jelenik meg egymás alatt felsorakozva. Itt az adatok inkább egymás mellett jelennek meg, teljes képernyő szélességben.
Rendelés adatai
Mindegy, hogy melyik nézetet választottad ki a megjelenítésre minden esetben a következő adatok jelennek meg a rendelésekről, de elképzelhető, hogy nem ugyanebben az elrendezésben:
A doboz bal oldalán látható a rendelés azonosítója és alatta a rendelés óta eltelt idő.
Középső részen:
felül látható, hogy honnan érkezett a rendelés (ikonnal jelezve),
mellette hogy kiszállításos vagy elviteles,
alatta a vásárló neve és hogy hanyadjára rendelt, hogy új vásárló-e, illetve, hogy feketelistán van-e
alatta pedig a cím, ha kiszállításos rendelés.
Jobb oldali részen:
Felül a rendelés értéke,
alatta a rendelés státusza,
alatta pedig, hogy melyik vendéglátó egységbe érkezett a rendelés.
Egy új rendelés általánosságban ezen a státusz folyamaton megy végig:
Várakozó: portálos és plugines rendelések kerülnek ide, ahol szükség van a rendelés elfogadására.
Időzített: időre rendelés esetén, feldolgozásra vagy időre vár.
Konyha: elkészítés alatt.
Futárra vár: elkészült az étel, a konyhán jelezték, hogy kész és most futárra vár. Ha elviteles rendelés, akkor ez a státusz az elvitelre vár.
Futárhoz rendelve: a rendelés futárhoz lett rendelve, de a futár még nem indult el.
Futár elindult: a rendelés a futárnál van, aki már elindult vele.
Teljesítve: a rendelés sikeresen teljesítve és ebben az esetben átkerül a Teljesített rendelések közé.
Sztornó: a rendelés valamelyik lépésnél sztornózva lett és ebben az esetben átkerül a Sztornózott rendelések közé.
Több egység üzemeltetésekor mindegyik megjelenik a rendelési listában, hogy ne kelljen az egységek között lépkedni. Ezt úgy lehet megakadályozni, hogy a belépett profilhoz csak egy egység van hozzárendelve.
Rendelés adatai és kezelése
Egy rendelésre kattintva bejön a rendeléssel kapcsolatos minden információ egy új oldalon.
Az oldalon található adatok:
Bal felül látható a rendelés fő adatai és vásárló adatai:
Honnan érkezett be a rendelés és milyen szállítási móddal,
Alatta a vásárló neve, az hogy hanyadjára rendel vagy új vásárló-e, esetleg feketelistás-e
Elérhetőségi adatok,
Kiszállítási zóna, a kiszállítási adatok alapján, vagy ami a rendelés felvételnél manuálisan meg lett adva,
Kiszállításnál cím adatok, (a cím melletti térkép ikon kattintható, ilyenkor egy térképen jelenik meg a GPS adat)
Bal oldalon középtájon, a rendelés fő adatai alatt az ÁFA-s számla adatok jelennek meg:
Az ÁFA-s számla kiállításához szükséges összes adat: cég név, adószám, email cím, cím
Csak abban az esetben tudsz ÁFA-s számlát megadni a rendelés felvételekor és csak akkor állítja ki automatikusan a rendszer, ha elő vagy fizetve az ÁFA-s számla kiegészítő csomagunkra vagy rendelkezel a Prémium csomagunkkal.
Bal alul a fizetés részletei:
Mivel fizet a vevő,
Termékek ára, kiszállítási díj, csomagolási díj, visszaváltási díj, portál rendszerhasználati díja, kedvezmény és végösszeg,
Jobb felül 3-4 gomb, a nyomtatás és pénztárgép gombok
Első kis QR kód gomb a pénztárgépbe való adatküldés. Ez csak akkor jelenik meg, ha rendelkezel pénztárgép előfizetéssel és minden rendben be van állítva.
Teljes blokk: kattintásra 1 db konyha és 1 db futár blokk nyomtatása,
Konyha blokk: kattintásra 1 db konyha blokk nyomtatása
Futár blokk: kattintásra 1 db futár blokk nyomtatása
Alatta a státuszok kezelése gomb amiről részletesebben lentebb írunk,
Alatta pedig a rendelt termékek, kiegészítők és azok árai.
Rendelés státusz és kezelés
Meglévő rendeléseknél amíg az nincs sztornózva vagy teljesítve, kezelő gombok jelennek meg amivel a következő státuszba vihetjük tovább őket.
A gombok működése attól függ, hogy a rendelés éppen milyen státuszban található és hogy milyen beállítások lettek bekapcsolva az adminisztrációs felületen.
Például egy várakozó rendelésnél mindig egy “Elfogadás” és “Sztornó” gomb jelenik meg, viszont egy konyhán lévő kiszállításos rendelésnél a “Futárhoz” gomb jelenik meg. Amennyiben kiszállításos rendelésről van szó, de nincs megadva adminisztrációs felületen futár, úgy nem a futárhoz gomb jelenik meg hanem a “Kiszállítva”.
A futárhoz adott rendelésekről és azok kezeléséről részletesebben itt olvashatsz: futárok kezelése, rendelések teljesítése.
Sztornózás
Alap beállításoknál rendelést sztornózni minden munkatárs tud a rendelés beérkezésekor. Több beállítás is kezeli a sztornó lehetőségét, amiket lentebb felsorolunk. Ezek a beállítások az adminisztrációs felületen a “Beállítások” alatt a “Kiszállítás beállítások” menüpontban találhatóak a “Rendelések kezelése” dobozban.
Sztornó beállítások:
Van rendelés sztornó: ezzel a beállítással kikapcsolható teljesen a rendelések sztornózása.
Minden lépésnél van sztornó: ezt bekapcsolva nem csak az első lépésnél lehet sztornózni, hanem mindegyik lépésnél.
Teljesítés utáni sztornó: teljesítés után is van lehetőség a rendelések sztornózására.
Amikor egy munkatárs kezeli vagy módosítja a rendeléseket, ott minden cselekvés elmentődik a rendelés történetében, amit az adminisztrációs felületen lehet megtekinteni a rendelés részleteknél. Itt időrendben felsorolja a rendszer, hogy mikor melyik státuszba került vagy éppen mi lett módosítva a rendelésen, így kivédve a visszaéléseket.
Sztornó indokok
Rendelés sztornózáskor megjelenik egy felugró ablak ahol ki kell választani, hogy mi volt a sztornózás oka. Ennek két oka van, egyrészt könnyen visszanézhető legyen miért volt sztornó, másrészt bizonyos Portálos integrációknál ezt az adatot el kell küldenünk.
Utólagos módosítás
Ez a rész csak a kiszállításos rendelések utólagos kezeléséről szól.
Ez egy olyan kiegészítő funkció aminek használatához be kell kapcsolni az adminisztrációs felületen a beállítást.
Utólagos módosításnak azt nevezzük, amikor már egy folyamatban lévő rendelést módosíthatunk, például fizetési mód, kiszállítási adatok, rendelt tételek és egyéb összetevők alapján.
Ez a beállítás alapvetően ki van kapcsolva, mert visszaélési lehetőséget ad a munkatársak kezébe ellenőrzés nélkül. Ha szeretnéd ezt a funkciót használni, akkor az adminisztrációs felületen a “Beállítások” alatt az “Általános beállítások” menüpontban az “Általános rendeléskezelés” dobozban kezelhető és beállítható.
Javasoljuk, hogy ha engedélyezed az utólagos módosítást, akkor kapcsold be a Vezetői PIN kódot is, hogy csak a tulajdonos és üzletvezető engedélyezhesse a módosítást.
POS felületen az utólagos módosítás használatához nyiss meg egy rendelést és kattints bal felül a “Módosítás” gombra.
Módosítás gombra kattintva megjelenik egy felugró ablak ahol kiválasztható, hogy mit szeretnél éppen módosítani:
Rendelt termékeket,
Kiszállítási zónát,
Személyes adatokat,
Fizetési módot,
Szállítási címet.
ÁFA-s számla adatokat (ha van),
Kattints arra, amit szeretnél kezelni és a módosítás után mentsd el a változtatást.
Időzített rendelések (késői rendelések)
Időzített rendelések azok a rendelések amiknek a szállítása vagy átvétele egy későbbi időpontban történik meg. A rendszer ezeket a rendeléseket máshogy kezeli mint a többit, más státusz folyamaton mennek át. Érdemes ezeket a rendeléseket külön kezelni és felütni a rendszerbe, hogy pontosan nyomon követhető legyen a folyamat és a teljesítés.
Mikor portálról ilyen rendelés érkezik, vagy telefonos rendelés felületen felveszel egy ilyen rendelést, akkor az elfogadás után egy speciális időzített rendelés státuszba kerül a rendelési lista tetejére. Addig érdemes ebben a státuszban hagyni, amíg nem kell készíteni a konyhán a rendelést.
Hasznos tipp: A rendelési listában az összes időzített rendelés látható, még a másnapiak is. Amennyiben ez zavaró a diszpécser számára, a felület jobb tetején található egy kapcsoló, amivel elrejthetjük ezek a rendelések.
Miután a rendelés konyhára került, ugyanúgy kezelhető mint egy sima rendelés.